项目工作分解技术(项目工作分解的作用)

导语：项目管理高手都在用！项目工作分解神器——WBS

WBS工作分解结构（Work Breakdown Structure），是一个描述思路的规划和设计工具，它可以清晰地表示各项目之间相互联系的结构，详细说明为完成项目所必须完成的各项工作，也可以向高层管理者和客户报告项目完成的情况。

在项目经理的圈子里流传着这样一句话：没有WBS，就没有项目管理。由此可见WBS在项目管理中的重要性。那么，WBS具体该怎么理解？又该如何应用呢？

WBS分解主要有以下五个步骤

WBS由三个关键元素构成

①工作（work）——可以产生有形结果的任务。

②分解（breakdown）——一种逐步细分和分类的层级结构，是指把大项的任务分解为具体的工作，再把每一项工作细分为许多项活动。

③结构（structure）——按照一定的模式组织各个部分。也就是说，无论把一项任务分解成多少项工作、活动，这些工作、活动都应该是结构分明的，它们之间都存在着一定的内在联系。我们一定要对这种联系了如指掌，只有这样才能高效地完成工作。

以“把大象装进冰箱”这一项目为例。

为了把大象装进冰箱，首先要制造一个能够装载巨象的冰箱，现将冰箱制造项目，采用“基于可交付成果角度”分解，可将第一层将冰箱分为箱体、制冷系统、控制系统等；第二层以箱体为例，分为外壳、内胆、隔热材料和箱门，具体见下图。

从“把大象装入冰箱”整体流程来看，采用“基于工作过程划分方法”分解，可将第一层分解为总体方案设计、冰箱制造、大象装入冰箱、冰箱运送等；第二层将第一层的各项工作细分为它们所包含的工作内容，分解结果如下图所示。

在WBS分解的过程中需要明确的事项

①分解后的活动结构清晰。

②在逻辑上形成一项大的活动。

③集成所有的关键因素。

④包含临时的里程碑和监控点。

⑤所有活动全部定义清楚。

WBS常用的三个分解方法

①类比法，即以一个类似项目的WBS为基础，构建本项目的WBS。

②自上而下法，它常常被视为构建WBS的常规方法，即从项目最大的单位开始，逐步将它们分解成下一层的多项任务。这个过程就是要不断增加层级，细化各项任务。

③自下而上法，即让项目团队成员从一开始就尽可能确定与项目有关的各项具体任务，在列出详细的任务清单后，对所有的任务进行分类，然后将各项具体任务进行整合，并归纳到一个整体活动或WBS的上一层内容中。自下而上法一般很费时，但这种方法对WBS的创建来说效果特别好。一般这样的分解方法对项目团队成员的能力水平的要求会更高一些。

WBS应用的注意事项

①每项任务的状态和完成情况是可以量化的。

②明确定义任务的开始和结束时间。任务面向的是可交付成果，而不是过程。每项任务都有一个可交付成果。

③一项任务只能在WBS中出现一次，WBS中的每一项任务一般设置一个具体负责人。

④工期易于估算且在可接受期限内，容易估算成本。一般定义考虑80小时法则或两周法则。

⑤各项任务是独立的、可以被描述的。

⑥WBS必须与实际工作中的执行过程一致。

⑦应让项目团队成员积极参与创建WBS，以确保WBS的一致性。

⑧每个WBS项都必须文档化，以确保准确理解已包括和未包括的工作范围。

WBS的表现方式

WBS的表现方式主要有两种：

树状结构：一种图形化的结构视图。（如上文把大象装入冰箱项目）

优点：结构清晰。

缺点：大项目难以完整展示。适用于小项目，或者大项目中某个片段的展示。

大纲结构：类似于一本书章节目录。（大纲结构表现形式见下图）

优点：可以完整展示整个项目的范围，并可以形成企业标准WBS模板。适用于所有类型项目。

大纲结构举例

工具软件：

①Excel、PPT、Visio，WPS等Office办公软件

②Xmind、Mindmaster、Mindmanager等思维导图软件

WBS对项目管理非常重要，是撬动时间、成本、质量和风险管理的基础，学会运用WBS分解法，可以帮助我们保证项目结构的系统性和完整性，使得项目的形象透明化，也为后续的工作奠定了基础，更是各部门沟通协调的手段。

WBS如何在进度管理、风险管理、团队管理等也需要每一个项目经理自我挖掘提取适合属于自己的方式。

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