合同管理中盖章规范的8点秘诀有哪些(合同盖章要求与规范)

导语：合同管理中盖章规范的8点秘诀

作者：人谷山

随着对合规认识的提高，公司对于合规的要求越来越高，作为公司生存发展必备的市场交易载体——合同，在合规管理中就显得尤为重要。合同的合规管理应当是贯穿合同“终生”的，从谈判、草拟、签订、生效到失效，而合同的盖章环节是其中代表公司意愿、双方达成一致意思表示的重要方式。这里所说的盖章，不单是指用于合同的公章和合同专用章，也包括法定代表人签章（法人章），甚至是授权代表人签字。下面介绍几种盖章环节常见情况的规范意见。

1、对用印文本的审查

合同在OA系统中走过审批流程到达盖章环节时，务必审查即将盖章的合同文本是否与系统审批的合同文本一致。许多公司在收到合同文本时，都是会直接盖章，然而实际中常常会出现由于业务人员的匆忙疏忽或者与合同相对方信息不对称等各种因素的影响导致公司准备盖章的版本与系统审批版本不一致的情况，从而造成原本可避免的风险发生。这就需要盖章人员仔细核对即将盖章的合同文本，确保审批意见均在合同中有所体现。

2、对文本盖章主体的审查

盖章主体与合同主体不一致的情况也比较常见。合同相对方可能由于疏忽大意盖错主体，也可能因规避风险最终决定使用其他主体盖章，比如母公司常常会基于风险规避的考虑，由子公司作为合同主体进行盖章，但是合同约定的主体是母公司。合同主体与盖章主体应当一致是合同盖章管理中的基本规范。

3、对合同生效要件的审查

一般合同中会约定合同的生效方式，例如约定“本合同经双盖章后生效”、“本合同经双方加盖公章之后生效”、“本合同经双方法定代表人或授权代表人签字并加盖公章或合同专用之后生效”等等，这时，就要注意生效条件，避免因欠缺生效条件导致合同未生效或存在效力瑕疵而产生的合同效力问题给公司带来风险。此外，合同盖章时应当注明盖章时间，这对于确定合同生效时间具有重要意义。如果合同采用的是“盖章生效”方式，那么合同的生效时间一般是最后一方盖章的时间。

4、对合同相对方盖章的审查

如第3条所述，合同约定了生效的条件，但是合同的相对方可能由于合同管理不规范或者疏忽大意或者其他原因，使用了非公章、非合同专用章对合同文本进行盖章。例如，常见的有业务专用章用于合同，这会对于合同效力产生瑕疵并由此引发风险，然而这些风险原本是可以避免的。这时，要么把合同退回重新盖章，要么需要对方出具书面证明表示认可该章的效力。

5、对于法定代表人或授权代表人签字的审查

法定代表人的签字效力往往等同于公章的效力，其重要性自是不言而喻；授权代表人应当在取得公司授权后进行签字，避免因无授权而擅自签订合同或者超越授权范围签订合同给公司造成风险。通常为增强合同效力，如果不盖法人章而由授权代表人签字的合同在签署时需出具授权函，必要时授权函与合同一起归档。

6、对合同份数的审查

合同份数一般约定在合同“其他”条款中，这是双方根据各自的需要约定的盖章份数。对于这部分容易忽略，却也容易出风险，例如合同约定“本合同一式四份，双方各执两份，具有同等法律效力”，那么如果多盖出来的合同就是没有效力的。

7、不在空白纸张上盖章

公司印章的保存应当有严格的管理规范，不管是对于合同的盖章还是对于其他文件的盖章，都应当尽量避免在空白处盖章，防止因滥用印章给公司带来风险。

8、对盖章环节的磋商信息的保留

合同是双方意思自治的体现，只要不违反法律法规，都在当事人的意思自治范围内，因此对于合同盖章出现的各种问题也可能会通过磋商进行解决。例如对于合同份数的约定、对于授权代表人的追认授权、对于非公章非合同章的效力认可等等，但是要注意对这些磋商信息的保留，尽量采取书面（如邮件、信函）的形式，并且与合同一同进行存档。

此外，还有为保证合同完整性的骑缝章、合同附件盖章等问题都需要注意。合同盖章看似小事，却也是关乎公司合规治理的大事，必定是要慎之又慎的。

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