会议预约系统的利弊之争有哪些(会议预约系统图)

导语：会议预约系统的利弊之争

会议预约系统成为越来越多用户管理会议室的选择。调查显示：员工每天花费多达30分钟预约会议室。

常见的会议预约问题：

1.没有提前预约，会议室也被占用；

2.会议未按时开始，会议时间需延后；

3.同一场会议预约了多个会议室；

4.取消的会议日程不会及时消失。

因此，会议预约系统应运而生。该软件能收集会议室的预约数据和使用情况，简化会议的预约流程。

伴随着新产品的出现，我们必然也要更深入地了解会议预约系统，更好的权衡利弊。

会议预约系统的好处：

1.预约过程公开透明

传统的会议预约，员工必须等待审批才能使用。但通过会议预约系统，员工可直接使用应用程序按需查找并预约会议。

通过后台可以看到会议的预约人，预约时间等信息。先预约先得会议室。

2.优化空间分配布局

我们平均只有30%的时间用在会议室上，会议室管理人员可以通过后台数据报表了解会议室占用情况，这些数据可用于优化空间。

例如：可以将未使用的会议空间转换为具有此类数据的办公桌。因此，会议室预约系统可以减少不必要的成本，并有助于更好地管理可用空间。

3.实时处理日程变更

更新和取消会议安排对很多员工来说步骤繁琐又费时。会议预约系统后一键取消会议，并伴随着取消通知，实时发送到与会者的手机上。

此外，在会议重新安排的情况下，系统会自动通知参会者日程安排得更改。自动快速且方便，并在很大程度上减轻了通常管理这些流程的人工负担。

会议预约系统的弊端：

1.高成本投资

部署新软件的成本，包括购买、安装、产品集成和员工培训成本，都会随着时间的推移而增加。如果企业预算紧张，那么购买昂贵的会议室预约系统可能不是最好的选择。但是，GOODEEY等解决方案为预算有限的企业提供了基本的会议室管理功能。

2.长时间适应

面对新鲜事物，总是需要时间去摸索的。对于员工来说，虽然进行了培训，但可能还需要一段时间去实操熟练。

​公司是否计划安装会议室预约系统在一定程度上取决于他的利弊程度。因此，在采用新系统之前，有必要了解清楚。

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