excel两个函数(两个函数值的一半是什么意思)
导语:两函数都会用,无法解决一个Excel实际问题,原来问题出在这?
最近工作中一位同事向我请教一个难题,其实函数都会用,但是问题却解决不了。
本文分享这个案例,与大家一起来看看为什么函数都会用,但是Excel还是玩不好,面对实际问题无法解决的根源到底在什么地方?
一、碰到的难道:数据合并后,却发现姓名不一致
一位同学要做一个差旅费的分析,她需要从外包月结公司导一份差旅数据,同时也需要从自己公司的系统中导一份差旅数据,最后将两份数据合并在一起做针对每个员工的差旅费分析。
数据合并完成之后,正当她挥舞着数据透视表功能,准备将每个人的差旅费都变成透明的时候,却出现了一个让她泄气的难题:
两份数据中的人名不一致,从月结系统中导出来的是类似zhangsan的格式,但是从本公司系统中导出来的却是类似zhangsan(张三)格式。
于是这位同学急性找到我问:这可咋整?
二、函数容易学,思路不易得
俗话说,授人以鱼,不如授人以渔。
特别是对于Excel来说,函数功能很容易学,照葫芦画瓢,很快就可以学会了,但是运用函数特别是运用组合函数的思路却很难学。
在介绍具体使用函数功能之前,我与这位同学先从解决问题的思路入手,这样以后碰到类似问题知道怎么思考去解决了。
首先,我们需要先分析一下数据规律以及想要达到的目标:
目标确定:这个比较容易,只要有一列中的人名是统一的,不是混搭的就可以了。
数据规律:这个在使用Excel解决问题过程中,非常关键。这个例子比较较容易发现数据规律。
1) 英文名与中文名之间用左括号分隔;
2) 每个英文名的长度不统一,有的多有的少;
3) 每个中文名长度虽然不统一,但是最多是三个字,最小是两个字。
其次,很快想到的方案不一定是最优方案:
在明确目标和熟悉数据规律之后,我们很快想到了两个解决方案:
方案一:用分列的功能;
优点:可以快速将数据利用左括号的间隔给区分出来;
缺点:动静太大,需要改变数据结构,后续数据更新很麻烦,不如用函数来处理方便;
实现方法:选中要分列的列,然后【数据-数据工具-分列】,按向导即可完成;
方案二:if、left函数判断功能
由于中文最多三个字,可以考虑用if函数判断左括号到底是在哪个位置,然后用left函数给截取出来。
优点:只是可以将目标实现;
缺点:实现用的时候,发现要嵌套好几层if, 公式写起来太复杂了。
第三、重新界定思路,寻找有没有更优的路。
在经过两个方案分析之后,发现都有缺点,于是重新思考:
这个问题如果不用“分列”功能,最主要的是定位左括号在单元格中处于什么位置,只要这个位置确定了,问题就很简单了。
基于这个思路,很快在网上搜索到find这个函数,它可以准确告诉你某一个字符在单元格中的位置。
学习了这个函数,最优方案也就出来了:见下图及讲解
图标1:这个就是find函数的用法了。第一个参数是找什么; 第二个参数是在哪个单元格中找。结果是会返回一个数值,这个示例将会返回9,记住这个值是从第一个字符开始数,本身也算在内。zhangshan(张三),从z算第一个开始数,数到(正好是第9个;
图标2:iferror: 如果大家看过我写的《Vlookup移花接木的智慧,让烂数据在你面前规规矩矩》,对于这个函数应该一点也不陌生。同样当find函数找不到的时候就会报错,一旦报错说明这行没有中文,那就直接将原数据取过来就可以了。
三、函数都会用,但是Excel玩不好:问题在于解决问题思路不清晰
通过这个案例分析,大家可以发现,有时函数都会用,但是Excel玩不好,多数情况是我们没有想起来如何更好的利用所学的函数。
换句话说,是我们对于问题解决的思路不清晰,如果思路清晰了,即使完全不知道有这个函数也一定能够将这个函数找出来,然后快速的学习并加以运用,以便可以高效的解决问题。
上一场景的核心思路是界定需要解决的问题点在哪!
第一层:首先界定目标,这个很关键,就是你想要的最终数据是怎么样的。
第二层:界定解决问题的方法。找出左括号的准确位置,然后进行切割。
这两个问题点界定清楚之后,核心解决方法是找到左括号的位置。
接下来就是找函数来界定位置,这样的话就有好多种方法,然后在各种方法中选最优方案。
回过头来总结感觉还好,但是其实最难学的是解决问题的思路。
同时思路也是最难教的,有时虽然是同一个思路,但是换了一个案例又不会了,只有不停的换案例,慢慢解决问题的思路也就形成了。
这也是本文借应用场景来重点分析解决思路的原因,希望能够授之以渔。
今天分享就到这里,请在评论区提出疑问和分享您解决问题思路,本人一定知无不言。亲们,快快转发收藏起来吧,后期内容更精彩!
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