把工作委派给别人时什么是重要的(如何做好委派前的准备工作)

导语：委派工作5要点：把正确的事情交给适合的人去做

把正确的事情交给适合的人去做

一个合格的管理者主要任务就是定计划、分任务、跟踪检查，促成团队目标达成。如何把正确的事情交给正确的人去做，如果没有交给正确的人去做会有什么后果。

如果管理者对工作的难度情况、对下属的优势不完全了解，经常把工作分配给不适当的人去做，结果当然无法取得好的执行效果。等到出了问题之后，他们往往卷起袖子，亲自去做。这样一来，管理者浪费了时间，又浪费了人力物力，而且还会打击下属的积极性。

那么怎样分配任务最好呢？要注意什么呢？介绍一下分配任务的几大要点：

要点1、选定工作

在分配工作之前，要认真考虑：什么样的工作需要委派给下属去做？这些工作有什么特点，难度怎么样？如果没有搞清楚这些问题，不要轻易委派工作。

需要注意的是：有一种叫做"热土豆"式的工作是不能轻易委派出去的，就是指重要且紧急的工作，这类工作要求管理者马上去处理。另外，非常保密的工作也不适合委派给下属。

要点2、选定适合的员工

原则上讲，你可以把任何一项工作，交给任何人去做。但是在企业管理中，我们追求的是管理效率，员工追求的也是执行效果。你应该选定能胜任工作的人，这才叫把工作交给正确的人。这样往往能取得较好的执行效果，下属在出色完成任务之后，也能获得成就感。要想快速地选定能够胜任某项工作的人，就要求你平时多花时间去了解下属的能力。比如，你可以要求下属通过书面形式，把自己的优势、喜欢做什么工作都写下来，以便你去了解他们。当然，你也可以经常和下属沟通，多观察下属，这样也便于你了解下属的能力。

要点3、委派工作的时间点

什么时候委派给下属最合适呢？很多管理者不注意这一点，往往喜欢上午委派工作，结果员工原本可以按部就班进行的工作被打乱，还会损害员工执行任务的积极性。员工往往会在早上上班是地，就想好了一天要做的事情，他们带着计划来到办公室。上班没多久就接到新任务，他被迫改变原定的日程安排，工作的有限顺序也就调整。他们内心会产生一种莫名其妙的烦躁，影响工作的积极性。

所以除非紧急性的工作，管理者应当在下午或快要下班时委派工作，让员工第二天来处理这些工作，员工可以全身心地处理你委派给他的工作。

要点4、委派工作的方式

怎样委派工作也是要注意，管理者最好面对面地委派工作，这样员工有什么疑问，可以当场提出来，便于沟通和交涉。当然，留便条、写邮件委派工作，也是不错的方法，但不会给下属深刻的印象。

要点5、委派时要做的事

在委派工作时，你不妨告诉下属：你什么要把这项工作交给他，向他指出他有某项特殊的才能，适合完成这项工作，这样可以表达你对他的信任和赏识，有利于激发他的积极性。同时，你应该让下属知道，这项工作的重要性，完成这项任务，对公司的直接影响，让他意识到肩负的责任。

委派工作时，你有必要解释一下工作性质和目标，向下属交代一些相关的信息，告诉下属：这项工作要做到什么效果，什么时间完成，在这个过程向谁汇报工作进程等等。

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