保证金账户如何审计(保证金审计发现问题)
导语:内审干货——常见的三种保证金,该怎么审?
ID:内审师修行与实战
内审干货——常见的三种保证金,该怎么审?
保证金嘛,就是保证履约的一种押金,用钱做担保。
我们内部审计经常接触,且应引起重视的:投标保证金、履约保证金、质量保证金。
当然也有诚意金、定金、按揭保证金、票据保证金、税务担保金、农民工工资保证金、各类押金等等。
有些是你交的,有些是你收的。
本文重点说说,投标保证金、履约保证金和质保金,这些金额大又该收取的钱。
一、投标保证金
收不收保证金?和招标标的物有莫大关系,利润大的,投标人会巴巴地过来交钱。
没有利润的或标的金额小的采购项目,请人家来投标人家都不情愿,更别说收投标保证金了。
投标保证金占用时间短,一般从供应商入围开始,到确定中标准单位后结束,周期一般不超3个月,当然,一些工作节奏慢的企业除外,有的拖个一两年也是有的。
投标保证金的价值,除了保证履约的担保之外,资金占用价值不大。
它最大的功效其实是确定投标人的实力,尤其是现金支付实力,能规避一些“空手套白狼”的空壳公司或套牌公司。
所以,投标保证金一定要现金收取!履约保函当真没有意义!
收取标准有一定的规范:工程建设项目不超过投标额的2%,不超过80万。勘察设计类的2%和10万
审计时,我们重点要查有:
(1)按制度要求,收没收取?收取多少,是否按公司标准走?
(2)收取的现金到哪啦儿,财务人员收取还是采购部门代收转交?入没入公司账?
(3)免除保证金的手续有没有充分授权?
(4)保证金的退还,是否提前?
(5)长期未退的保证金,是因为采购程序较慢的问题?或是被遗漏?
(6)投标保证金是否被跨项目、跨公司共享使用?比如1万的保证金,为多个项目的投标做担保。
(7)退还手续是否有充分授权?有时还得看现金退还是银行转账?或是私账?
二、履约保证金
如果说投标保证金可以不收取,那履约保证金一定要尽量收取,尤其是大型工程。
一方面,怕他们干着干着不干了?还怕他们干得不好,还需要找别人干,虽然大家都不想出现这种事儿,但没有履约保证金押着,你就没底气。
有人问:“可以不付他们工程款呐,为啥非要收保证金?”
不按时支付工程款,既不合情也不合法,还要害怕农民工上门闹事儿,尤其是承包商下面都是一个一个小班组,他们收不到钱的话,啥事都干得出来。
扣款,没有履约保证金来的实在。
履约保证金的审计要点:
1.从招标文件开始,一直到合同签订,都要有履约保证金的约定条款,哪怕金额为零。
2.有些公司会用履约保函代替,虽然担保责任有了,但现金流没了。
如果想要对公司有利,尽量用现金,因为这一块的金额较大,占用周期长,甚至可以作为一部分融资替代,虽然这样操作,下作了一点点儿,但对质量把控和对供应商的控制力有用。
3.履约保证金是否足额交纳?一般是合同额的5%-25%,很多时候,采购部门为了低价中标,会让步保证金比例,可以看看合规不?之前审出过不少,合同有约定而实际一分没收取的。
4.从第一笔工程款内扣除。这样处理多是为了减少供应商的资金压力,妥协的结果。审计要关注的是:第一笔工程款内是否扣除了?之前发现的类似问题很多。
5.履约保证金当罚款。日常业务的罚款,不得从履约保证金内扣除,要么从进度款内扣,要么交现金。
6.履约保证金的返还。看合同怎么约定,看手续的完整度。
三、质量保证金
一般,比较大的工程都会用到质保金,因为质量问题基本上杜绝不了。
主要审计要点如下:
1.看合同有没有约定质保金?尤其是易出现工程质量问题的项目;
2.质保金比例和质保期限的合理性?一般是结算款的2%-5%?过少的话,质保期一般2-5年。
3.质保金不是进度款,在结算时要把整个结算额的工程发票开具完整,全部入成本,质保金是额外的保证金,不能等支付时再索要发票。
4.质保金返还是个长期的,漫长的工作,需要经产品使用部门的同意,才可能返还,一般也不会完全返还,扯皮的事儿很多。
审计要注意的是:质保期过没过?或虽然过了质保期,但还有大量未维修的质量问题。
5.质保金退返的签批流程一般比较长,注意看签批手续的完整性。
因为在退质保金的时候,原来的工程部门基本都撤了,同时还需要物业公司等资产使用部门的签字同意,所以,签批人缺失情况,多有出现。
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