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公司出差费用报销管理制度

公司出差费用报销管理制度

公司差旅费报销管理制度及流程

为了控制和压缩差旅费用的支出,提高各类业务人员的办事效率,特制定本制度。

一、办理程序

1、出差人员必须事先填写“出差申请单”,注明出差地点、事由、、所需资金,经部门负责人签署意见后,方可出差。

2、出差人员借款需持批准后的“出差申请单”,填写“用款申请单”,列明用款计划,由部门负责人签字后,经财务负责人审核,分管领导审批后方可借款。

3、出差人员回公司后,将有分管领导签署意见的有效单据,按费用报销标准规定,经财务负责人审核后方可报销差旅费

4、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线、天数、人数、交通工具的,需经分管领导签署意见后方可报销。

5、出差回公司应在一星期内报账,最长不得超过一个月。

6、出差时借款,本着“前账不清、后账不借”的原则,延误工作责任自负,特殊情况由总经理特批,对各部门违反规定给予借款而造成账务混乱的,追究财务经办人及负责人的责任。

二、费用标准

总体原则:对出差人员的补助费、住宿费和市内交通费实行“包干使用,节约归己,超支不补”。

(一)住宿费报销办法

1、出差人员的住宿费实行限额凭据报销的办法,按实际住宿的天数计算报销。

2、出差人员由接待单位或住在亲友家的,一律不予报销住宿费。

3、出差人员住宿费报销标准原则上按规定标准执行,有新闻媒介采访、会见地方政府官员和知名人士或影响公司整体形象的特殊业务情况,在分管领导允许的前提下,可按实报销。

4、住宿费标准一般指每天每间,若为同性二人同时出差,按一个房间标准报支,副总以上人员出差,可单独住宿。

(二)伙食补助费报销办法

中午12时前离开本市按全天补助;中午12时后离开本市按半天补助;中午12时前抵达本市按半天补助;中午12时后返抵本市按全天补助。

(三)交通费报销办法

1、旅途中符合乘卧(从晚八时至次日晨七时之间,在车上过夜6小时以上或连续乘车时间超过12小时)而未乘座卧铺,特快按票价50%,其它列车票价60%予以补助。订票费、退票费原则上不予报销,如遇特殊情况需写书面汇报,报分管领导批准后,方可报销。

2、对于自带车辆人员,交通补助费予以取消(乘坐出租车办事需经主管领导同意)。

3、出差人员原则上不得乘左出租车,但下列情况除外:

(1)出差目的地偏远,没有公共交通工具的;

(2)携有巨款或重要文件须确保安全的;

(3)收、发货物笨重,搬运困难或时间紧迫的;

(4)陪同重要客人外出的;

(5)执行特殊业务或夜间办事不方便的

以上情况须请示部门主管同意后方可报销。

4、出差人员应按最简便快捷的线路乘坐车船,不得饶行。出差期间经领导批准顺道回家探亲、办事及非工作需要的参观、游览,其饶线多支付的费用均由个人自理,期间按事假考勤。遇有特殊情况的,如春运无法购票的,在请示主管领导同意后方可报销。

(四)通讯费报销办法

除外出学习和驻厂人员外的出差人员,每天补助10元通讯费,特殊情况需经主管领导批准。

(五)其他

1、在出差过程中因业务工作需要使用招待费应先征得分管领导同意,并经安排领导核准并签署意见后财务部方可审核报销。

2、出差人员应保留完整车(船)票时间、车次、住宿发票作为计算费用的依据,对于公司代为订票的,应保留复印件作为审核依据。

3、驾驶员外出按15元/百公里补助,行车途中的违章罚款一律不准报销。

四、补充规定

1、两人以上出差人员,在请示主管领导允许后,可就随行高一级人员标准执行。

2、去往集团办事处的人员,出差途中享受伙食补助费。抵达后食宿由办事处承担,不享受伙食及住宿包干,如因办理业务路途较远,而中途无法返回办事处就餐,可享受伙食补助费,但需持有办事处负责人的签字确认证明。

3、外出参加会议,会议费用中包括食宿时不再享受食住费用,只享受市内交通费。会议费用中不含食宿时,按前述标准予以补助。

4、外出学习、驻厂人员,伙食补助每天18元,期间不享受市内交通费、住宿费包干,途中可享受交通、伙食补助费。

五、本制度自发布之日起执行。

员工出差、借款及报销制度

第一章总则

第一条 为进一步完善和加强公司管理,严格执行财务制度,统一出差费用报销标准,参照国家相关法规和政策,特制定本制度。

第二条 本制度适用于总公司及下属各公司、各分公司及分支机构和派出机构。

第二章出差规定

第三条员工因工作需要,按领导指派到异地工作发生差旅费和生活补助费,执行本规定。财务部是本规定的主管部门,负责本规定的监督实施。

第四条员工出差必须事前填写“出差派遣单”,注明出差地点、事由、行程、时段等,由部门经理、综合管理经理签字,经主管领导批示后方能借款出行。受遣出差的员工,出差时间超过三天的,还应经本公司总经理批准。出差申请单交行政部存查,员工出差完毕后,应及时回公司报到,并填写“出差派遣单”的情况栏目,凭员工所在部门(金税公司还应由客户中心)、行政部签署认可意见,方可凭此表附其它票据到财务部据实报销,冲抵借款。

未填制“出差派遣单”的,财务中心一律不得给予报账。

第五条 员工因公出差发生的车费据实报销,其他费用实行包干办法,按以下标准报销:

1、普通员工,省内出差为60元/天;省外出差为80元/天。

2、部门经理级别,在普通员工报销基准上上浮20元/天。

3、前往省会城市出差的,在上列标准基础上上浮20元/天。

3、特殊指派或特别批准的情况,由总经理在出差登记表上批示载明。

4、前项所指省会城市不含深圳及北京、上海等计划单列市。

5、出国工作(含香港、澳门)不执行本规定。

注:上述标准包括市内交通费、伙食补助费;公司在地区有办事处并能解决住宿的,每人每天按20元补助。

第六条 员工出差允许乘坐的交通工具

员工级别

公司经理级别

部门经理级别

其他员工

允许的交通工具

飞机/汽车/火车(软硬及以下)/轮船(二等舱及以下)

飞机/汽车/火车(硬卧及以下)/轮船(三等舱及以下)

飞机/汽车/火车(硬卧及以下)/轮船(三等舱及以下)

备注:不够级别的员工因特殊情况需乘坐飞机、软卧的,须事前获得总经理批准;乘车4小时以下(不含4小时)的硬卧车票,卧铺部分不予报销。

第七条异地工作但当天能返回单位的,只报销往返车费,市内交通和伙食补助费按20元/天实行包干。

使用公司交通工具进行异地工作的,按每天补助10元误餐费执行。

第八条 异地工作当日不能返回的,按出差天数计发包干费,不足一天的按一天计算。

第九条 因公出差发生的城市交通费、餐饮费票据不作为财务报销凭据。

公司按日计发的包干费用节约归己,超支不补。

第十条司机出差发生的差旅费,除按上述标准执行外,每次出差旅程达到100公里以上的',按每公里给予5分钱的驾驶特别津贴。

第十一条 员工出差期间遇有节假日,出差后不予补休。

第三章借款及报销制度

第十二条 允许借款标准

第十三条 出差借款程序员工因私借款,每次不超过 1000元,并从当月工资中扣除。

(一)员工因出差借款,持“出差审批单”在财务部领取并填写“借款单”;

(二) 经部门经理及公司主管副经理审批签字;

(三) 由财务部经理审核签字,超出标准的由总经理审批签字;

(四) 在财务部出纳处借款。

第十四条 员工前次借款出差返回时超过五个工作日未履行报销手续,并未向财务经理说明原因者,不得再行借款。

第十五条 业务借款包括:招待费、礼品费、备用金以及其他。

第十六条 业务借款的借用范围。

(一)招待费用原则上只借用给主管经理、销售部销售人员以及对外联络人员。

(二)礼品费只借用给行政部。

(三)备用金借用给销售部销售人员、采购人员及对外联络人员。

第十七条 业务借款程序

(一)在财务部领取并填写"借款单";

(二)经部门经理审批签字;

(三)经总经理助理审批签字;

(四)财务部经理审核;

(五)在财务部出纳处借款。

第十八条 因私借款的程序

(一)在财务部领取并填写"借款单",同时附上书面的借款申请;

(二)经部门经理审批签字,超过因私借款标准的经总经理助理审批签字;

(三)经财务部经理审核;

(四)在财务部出纳处办理借款。

第十九条 借款审批人责任

(一)公司员工借款(差旅费、业务费和因私借款),无法偿还并且扣除工资也无法偿清的,审批人有连带责任。

(二)公司试用期员工借款,须由该员工的直接上级出具书面证明,方能按照相应的标准和程序办理借款手续。若借款人未能偿还借款,该员工的直接上级负有还款责任。

第四章 费用开支标准及审批

第二十条经营性费用,系指公司购买材料等所发生的费用。

第二十一条经营性费用开支无标准的,根据实际需要凭单据核准报销。

第二十二条 交通费

(一)公司一般员工出差如遇特殊情况超标准乘坐交通工具,需事前经主管经理书面同意,事后报总经理助理核准方可报销;

(二)异地的市内公共交通费(地铁和公共汽车),凭票据核准报销;

(三)销售部销售人员每天可凭票据报销40元的异地出租车费;

(四)主管经理异地出差,市内交通费凭票据核准报销;

(五)使用公司交通车辆或公司借用车辆者不得报销交通费。

第二十三条 出差补贴的计算

(一)出差补贴天数以住宿天数为基础加异地至异地的路程时间计算;

(二) 出差参加会议,会务费中含有食宿费的,不再给与补贴。

第二十四条 出差期间发生的其他杂费

(一)其他杂费包括:存包裹费、电话费、货物运输费等。

(二)出差期间发生的其他杂费,凭单据核准报销。

(三)异地电话费报销中,如购买IC卡、IP卡,报销完毕后应将卡交回行政部。

(四)主管经理、销售部销售人员、客户服务部员工出差的手机漫游费,凭单据核准报销。

第二十五条 业务招待费有关规定

(一)除主管经理、销售部销售人员及其他接受特殊任务的员工之外,其他部门员工发生的业务招待费原则上不予报销。若确属工作需要应提前报请主管经理同意,并事后经总经理助理审核后方可报销。

(二)主管经理、销售部销售人员及其他接受特殊任务的员工需要开支业务招待费的,应填制“业务费用申请单”,载明业务招待的对象、联系方式、招待原因等,获得总经理批准后方可借款开支;特殊情况来不及按程序办理的,应在事后第一个工作日内补办。

(三)业务招待费的报销应及时办理,费用发生一次报销一次。未填制“业务费用申请单”的,财务中心不得给予报销。

第二十六条 公司任何部门的礼品均由行政部统一购买。需派送礼品的情形,由具体派送人申领,经公司总经理批准。财务部、行政部应每月汇总派送礼品数量、金额,报总裁备查。

第二十七条 其他非经营性的各项费用规定:

(一)公司电话费、电费、水费等,由行政外勤凭单据校准报销。

(二)核准报销手机费的人员,每月可凭单据按核准额度报销手机费。

第二十八条 费用报销时间的规定

(一)借款出差员工回公司后,应在五个工作日内到财务部办理报销手续。

(二)备用金、招待费的报销,应在业务发生后五个工作日内到财务部办理报销手续。

(三)因私借款约定还款日的,应按照还款计划中的时间办理还款手续。

(四)报账后仍有结欠或五个工作日内无故不办理报销/还款手续的员工,财务部门向其发出催促报帐通知书,被通知后五个工作日内仍未结清者,财务部有权在该员工的工资中从当月开始,根据具体情况按比例逐月扣回。

第二十九条 费用报销程序

(一)报销人出具书面报销明细、附派工单或费用开支申请单,连同全部发票粘贴在一起,经部门经理审批签字;

(二)报销人将经部门经理审批后的报销明细交行政部审核;

(三)报销人将经行政部审核后的报销明细交财务部经理;

(四)财务部经理收报销明细后,应认真核对,仔细计算,剔除不合乎财务制度的发票,并向报销人说明原因;

(五)财务经理将发票与报销明细核对完毕后,对需报销出差补贴的,再计算补贴等添写在“报销单”上,并在其上签字;

(六)总经理审核后在“报销单”上签字;

(七)财务经理通知报销人到财务部完成报销程序。

第三十条补充说明:如借款、报销审批人出差在外,则按对应管理权限向上递延。

第三十一条 本制度由财务部负责解释。

第三十二条 本制度自颁布之日起施行。

第五章 分公司费用开支标准及审批办法

第三十三条 各公司设立在地州的分公司,其发生的费用采用备用金制度,每月由公司给分公司保有一定的备用金,本地发生的费用在备用金中支取,然后月底到公司报账核销。

第三十四条 分公司员工的报销程序

由分公司经理或其制定的派工人员填制“派工单”;“派工单”应确定派工路线、派工内容和时限等;如员工出差过程中需增加派工内容和时限的,由分公司经理告知派工员补录增加的内容;

员工刷卡确认“派工单”并接受派工,并向分公司经理借支差旅费;员工在接受派工期间和派工结束后,其行程和工作情况由分公司经理、客户服务中心、行政部分别进行检查考核;

员工出差完毕,填写完成“派工单”的相应栏目,按分公司经理→客户服务中心经理→行政部经理→财务中心经理的会签流程,通过公司OA系统以邮件的形式完成会签;

财务中心根据会签结果将发生的差旅费划入分公司经理帐户;

分公司经理与被派工人员结算差旅费,并根据“派工单”由被派工人员填制“报帐单”,粘贴相应的费用发票等,经分公司经理签字认可后,由分公司经理月底带到公司财务中心冲销备用金。

严禁分公司经理代分公司员工报账。

第三十四条 严禁分公司坐支货款,如发生坐收坐支的,一经查实,立即对分公司经理进行革职并追究责任。

第三十五条分公司到总公司报账核销由分公司经理办理;分公司经理报账,安总公司员工报销程序办理。分公司经理的派工,由其直接上级或公司总经理填写“派工单”。

第三十五条 分公司发生的业务费用,由分公司经理向公司总经理申请批准,报账时应附经批准的业务开支申请单。

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