公司公文管理制度

公司公文管理制度

　　在我们平凡的日常里，接触到制度的地方越来越多，制度是在一定历史条件下形成的法令、礼俗等规范。我敢肯定，大部分人都对拟定制度很是头疼的，以下是小编收集整理的公司公文管理制度，供大家参考借鉴，希望可以帮助到有需要的朋友。

公司公文管理制度1

　　一、公司行文是企业请示、报告、商洽工作、向下传达决定、批复处理问题、指导工作的重要形式。

　　二、公司行文要做到规范、准确、及时，并实行统一管理。

　　三、公司行文的程序为：拟搞、审核(部门领导)、签发(公司领导)、打印、分发、登记、归档、销毁。

　　四、行文与打印管理

　　1、公司行文由业务承办人起草，在发文稿申请表中须有文件标题、发送范围、印制份数、拟稿单位与拟稿人，部门负责人签名、标定日期和密级；部门负责人审定，总经理签字同意后打印发文。

　　2、经总经理批准签发的文稿交行政部统一编号打印，由起草人校对(对文稿内容、质量负责)修正后，及时送交给有关部门和人员，或由行政部发出。

　　3、打印人员不得截留文件，或将打印、复印、传真等行文中的有关商业秘密或企业管理规定中须保密的事项透露给他人。

　　五、发文管理

　　1、公司发文由行政部统一编号、存档。有领导批示的，还应附批示件。

　　2、部门和个人收文应在行政部发文登记册中签名。

　　3、公司制度、规定、决定、决议、纪要、任命以及向政府有关部门的请示、报告等以红头文件印发，其他文件通常用普通纸印发。

　　4、公司内部文件，各部门应妥善保管，年终由行政部统一收回处理。

　　六、收文管理

　　1、公司收文的处理程序为：收文、分文、记录、传送、归档。

　　2、公司收文由行政部统一负责：收到发来文件后，应先做好归类、登记，根据文件的内容，分送有关领导阅示和主办部门处理后，收回归档。

　　3、急件或涉及商业机密的传真应由专人处理。

　　七、所有文件收取发放，必须有登记、签收手续。

公司公文管理制度2

　　1.目的

　　为进一步加强公司的公文管理，严格公文处理程序，提高公文运转时效，明确公文承办要求，实施公文管理工作的规范化、制度化，特制定本制度。

　　2.适用范围

　　本制度适用于集团总公司、子公司。

　　3.职责范围

　　3.1集团总裁办

　　3.1.1总裁办是公司公文处理的管理部门。

　　3.1.2负责公文收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等工作。同时负责指导各部门和各子公司的文件处理工作。

　　3.1.3负责建立健全公司文件管理制度，负责本制度的.制定与修改。负责本制度的实施。

　　3.2集团其它各部门、子公司

　　3.2.1不得以集团名义自行对外正式行文。

　　3.2.2负责按本制度规定执行

　　4.公文处理原则

　　4.1公文处理原则

　　4.1.1公文处理包括公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系列衔接有序的工作。

　　4.1.2公文处理应按照行文要求和公文处理规范进行，做到准确、及时、安全、保密。

　　5.公文的种类

　　5.1公文的定义

　　5.1.1公司公文是实施管理、处理公务的具有特定效力和规范格式的公务文书，是传达、发布指示、请示和答复问题，指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

　　5.1.2常用的公文种类

　　常用的公文种类有：决定、决议、意见、通知、通报、报告、请示、规定、函、会议纪要等。

　　(一)决定、决议：对重要事项重大行为做出安排，用“决定”;经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

　　(二)意见：用于对组织工作重要问题提出见解和处理办法。 (三)通知：用于传达上级部门指示，要求下级部门办理和需要周知和共同执行的事项。

　　(四)通报：用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。

　　(五)报告、请示：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议用“报告”;向上级部门请示指示、批准用“请示”。

　　(六)规定：用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。

　　(七)函：是相互商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门提出请求的公文。

　　(八)会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求全公司共同遵守执行。

　　6.公文格式和行文规则

　　6.1公文格式和行文规则

　　6.1.1公文用纸幅面及版面尺寸

　　(1).公文用纸幅面尺寸

　　公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。

　　(2).公文页边与版心尺寸

　　公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm，版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码)。

　　6.1.2公文中图文的颜色

　　除红头文件外，未作特殊说明的公文中图文的颜色均为黑色。

　　6.1.3排版规格与印制装订要求

　　(1).排版规格

　　正文用4号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

　　(2).制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

　　(3).印刷要求

　　单面印刷;页码套正，两面误差不得超过2mm。黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

　　(4).装订要求

　　公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm;无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固;后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损。

　　6.2公文中各要素标识规则

　　组成公文的各要素可划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。

　　6.2.1眉首

　　(1).公文份数序号

　　公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行。

　　(2).秘密等级和保密期限

　　密级公文应分别标明“密级”字样，用3号黑体字，顶格;密级分为ABC三个等级。密级程度应由发文主管单位领导根据文件内容确定。如需标识和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行。

　　(3).紧急程度

　　如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

　　(4).发文机关标识

　　由公司全称或规范化简称后面加“文件”组成，即“湖南九州集团有限公司(文件)”或“九州集团”;对一些特定的公文可做相应的改变，如通知即可写为“湖南九州集团有限公司(通知)”。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。

　　发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识。字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但最大不能等于或大于22mm×15mm。

　　(5).发文字号

　　发文字号包括公司、部门字号、年号、顺序号。

　　②如发文单位为总裁办，则具体格式为：

　　发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。

　　(6).签发人

　　公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名，特殊情况手签签发人姓名。

　　如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

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