物控与采购如何管理和使用虚拟库存的区别(虚拟物料采购)

导语：物控与采购如何管理和使用虚拟库存？

虚拟库存

账户中存在但当前仓库对应的实物不存在的存货（不是仓库账有错）；以及有相应实物但已被锁定不能随便使用的库存，统称为虚拟库存。一般来说，虚拟库存可用于物料控制和采购岗位。如果虚拟库存运用得当，物料控制和采购的后期工作就成功了一大半。以下是详细的解释和范围：

一、物料控制

1.首先从收益（采购）的角度来看，这些都是虚拟库存：

(1)供应商已经采购但尚未交付的物料数量是虚拟库存。它是相对于已经采购并返回工厂存放的物料而言的。

作业操作要点：

这是物控经常使用的一项库存。物料控制要做好这方面的数据记录，否则账目会混乱。

供应商没有发货，可能是发货日期还没到，或者是供应商延期了。物料控制员应每天与采购部核对数据，以保持数据的准确性和一致性。

退货和换货也算作此类库存。

(2)供应商已发货但未检验或入库的存货也是虚拟存货。

作业操作要点：

这其实是第(1)点的一部分。供应商已经把物料送到工厂了，就要引起物料控制和采购的注意。督促相关部门尽快完成作业，入库上架，并在自己的相关账上做好记录。

特别是对于物料控制，更应该关注这类物料。如遇紧急情况，可以安排人员边检边领料，满足生产要求。

2.从支出（使用/发放安排）来看，这些都是虚拟库存。

(1)存在但已由特定审查单/订单分配的库存。

注意：这种物料在审查文件和正式命令中都可以分配，一旦分配，该物料的相关数量将被锁定。

物控员必须特别记录锁定的订单/审核号。因为后续可能还有其他订单急用先用。不记录订单号，就无法对是否可以挪用做出具体判断，也无法进行物料安排。

(2)已安排生产计划和派工单，但生产部门尚未领料的存货。

这个库存是一样的。必须清楚地记录物料控制。同时，只要是尚未投入使用的存货，物控都可以在紧急情况下安排使用，这是物控的权利和责任。关键是不要造成后续的混乱，权衡利弊再做决定。

(3)生产部门已经领料但尚未投产的物料也是虚库存。

注意，这种库存在ERP系统/仓库库存表中看不到，因为仓库已经发货。但是，物控部门应该知道这个库存的存在。

尤其是大订单，因为各种原因已经收到但没有生产。如果后续有紧急订单，仓库没有物料，可以把这个物料拿出来使用，就看你知不知道了。

二、采购

1.在收入方面

(1)未被订购供应商交付的订单是虚拟库存。这应该是采购的重点，每天都要和物控进行核对。

(2)供应商已经交付但尚未入库的存货。当物料被送到工厂时，采购应该被关注和跟踪。加快相关作业流程，让物料尽快入库。

(3)已经购买但尚未订购的采购订单也是虚拟库存。这种库存要特别小心，小心不要漏订。因为采购员工作比较独立，除了他自己，任何人都很难发现这里的疏漏，错过订单后后果比较严重。

因此，物料控制和采购必须形成日常对账的习惯和机制，采购/订单/欠料账；检查并及时纠正退料/入库账目中的任何差异。

2.从支出(满足/注销购买的财产控制)

(1)已采购、订购、未返厂的存货。库存可以分为两类，一类是发货前的订单；一种是供应商延期交货的存货。是采购的重点，也是提高采购绩效的关键点。

(2)已采购、订购、返厂但尚未检验入库的存货。采购和物料控制都要注意，加快相关流程，及时领料进行生产。另外，各自的账务也要及时更新。

这类材料如果不及时入库，不便于采购和材料控制。因为不属于已经入库的实际库存，也不属于已经采购未返厂的库存。如果这种存货频繁且长期存在，那么采购和物控部门应在相关会计记录中增加一栏“退回工厂检验入库的存货”。

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