71会计知识会计资料的装订与整理(会计资料的装订方法和程序)

导语：7.1会计知识：会计资料的装订

通过前面的学习我们知道，月底，会计必须将填制完整的记账凭证和对应的原始凭证、活页式账簿、报表等进行整理，并装订成册。会计凭证装订好后，会计要妥善保存，以方便后期查阅。装订会计资料分成三个部分进行讲解，分别为：一、会计凭证的装订；二、会计账簿的装订；三、会计报表的装订。

在装订会计资料时，我们首先应对其进行整理，然后才进行装订成册。

一、会计凭证的装订

会计凭证的装订分为以下几个步骤：

1、凭证整理

①确保凭证无缺失、跳号。按照凭证的凭证号顺序进行排查，检查记账凭证是否缺失或者跳号，如果存在凭证缺失的应及时补上，存在跳号的应当及时进行更正。

②检查记账凭证上所载的日期、金额、经济业务与原始凭证是否一一对应，如：检查记账凭证的附件数与后附原始凭证数是否一致。装订前，应将原来别住凭证的回形针、大头针等抽出。

1、凭证装订

凭证的装订一般包含以下四个步骤：

①将凭证封面、封底、包角与凭证附一起整理好，并用夹子固定；

②打孔装订；

③折叠并粘贴包角；

④填写账册信息，包括在封面和包角侧面填写企业和账册的信息。

二、会计账簿的装订

期末，会计除了将会计凭证整理装订以外，还应当将活页的会计账簿账装订成册，以便日后保管和查阅。账簿装订通常是指活页账的装订。如前所述，账簿分为订本式和活页式。总账和日记账采用的是订本式，期末无须再重新装订；明细账一般都采用活页式，因此在期末要装订成册。本次实训是为了防止账页的丢失和教学的方便，所以将明细账也装订成订本式账簿。

实务中，会计在年终结账后，应将三栏式明细分类账、多栏式明细分类账和数量金额式明细账装订成册。通常，会计账簿只需一年装订一次。

账簿的装订过程一般分为四个步骤：

1、账页排序：

首先，将活页式账簿按资产类、负债类、所有者权益类的会计科目顺序排列账页；

其次，给账页编页码。页码一般包括：总页、分页，其中，总页是指本张账页在整个账簿中所对应的页码；分页是指本张账页在单个账户中所处的位置。

2、填写启用表及目录表：

为了方便后期查阅，在账页页码编写完成后，还应当按照各科目名称编制一份目录表，实务工作中，通常按照一级科目进行编制。如图7-1-8所示：

3、填写启用表：

与填写订本账类似（参照技能一业务二建账操作下的账簿启用相关内容进行学习）。有区别的地方在于账簿的命名：实务中，若企业业务量大，同种格式的明细账页的数量较多，则可以将同种账页格式的明细账装订为一本，命名为“三栏式明细账、数量金额式明细账”等；若业务量少，同种格式的明细账页的数量较少，则可以将不同格式的明细账页都整理在一起装订为一本，命名为“明细分类账”。

4、装订：

上述事项完成后，就可以将账簿装订成册了，首先将账簿封面、启用表、目录表、账页、账簿封底从上到下排列并对齐之后，用账页钉在打孔处将账簿固定，到此，账簿就装订完成了。

三、会计报表的装订

通过前面的学习可知，会计要在每期期末（月末、季末、年末）编制会计报表，主要包括：资产负债表、利润表、现金流量表；由于会计报表是企业重要的财务资料，因此,会计应将报表装订成册，并妥善保管。

报表装订包括以下三个步骤：

1、整理报表：整理的报表主要包括资产负债表、利润表、现金流量表。整理时，应将报表的上边、左边分别对齐压平、防止折角。

2、装订：上述事项完成后，就可以将报表装订成册了，将会计报表封面、整理后的会计报表、会计报表封底从上到下排列并对齐，对齐后直接装订成册。如图7-1-11所示：

3、图7-1-11 财务报表整理 3、填写报表封面：封面内容主要包括企业名称、报表所属期、企业负责人、财务负责人、编报人员、编报日期等。如图7- 1-12所示：

实务工作中，会计人员会碰到很多关于凭证装订的问题，这里我们为大家总结了常见的几个问题。

第一个问题，实务中，企业的业务量有大有小，对应的凭证量也有多有少，那凭证装订的厚度为多少最佳？

一般凭证装订厚度为1.5厘米，这样可保证凭证可保证装订牢固，美观大方。当凭证较多的时候，可将凭证分厚度相当的两本进行装订。具体可以根据实际工作的需要来定，如果装订技巧比较好的话，再厚一点也是可以的，但是一定要确保凭证装订牢固、整齐，方便查阅。

第二个问题，在装订凭证时，经常会碰到这样的问题，由于原始凭证粘贴过于集中，造成凭证中间大两边小，而装订时只能装订在左上角，如果按正常方法装订，既影响凭证的美观，也影响后期查阅，这时该如何装订？

针对这个问题，给大家提个小建议，就是在装订凭证时，剪一些三角形的小纸板，垫在凭证左上角装订处，直到厚度与中间凸起的厚度相同，再进行装订，这样问题就解决了。

第三种情况，整理记账凭证时发现跳号，怎么办？

针对这问题，有两个方法供选择，方法一是：插入一张空白凭证，在空白凭证右上角同样编号，并划一条红色的斜对角线，最后，用蓝字在凭证上标明“此页空白” 字样。方法二是：抽取当天的一笔记账凭证进行拆分。从账务处理完整、真实的角度考虑，建议采用方法一。

课前小结：

通过前面的学习我们知道，月底，会计必须将填制完整的记账凭证和对应的原始凭证、活页式账簿、报表等进行整理，并装订成册。会计凭证装订好后，会计要妥善保存，以方便后期查阅。装订会计资料分成三个部分进行讲解，分别为：

一、会计凭证的装订；

二、会计账簿的装订；

三、会计报表的装订。

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